급여명세서 만들고 보내는 일을 엑셀 한 장으로 자동화한 방법

직원이 많지 않은 사업장에서는 급여를 엑셀로 계산한 뒤 명세서를 한 장씩 만들어 보내는 일이 매달 반복됩니다. 이 글은 그 과정을 엑셀 한 장으로 줄인 방식과 명세서에 들어가야 하는 내용을 정리합니다.

급여명세서에 들어가야 하는 내용

근로기준법 제48조제2항에 따라 사용자는 임금을 지급할 때 임금명세서를 교부해야 하며, 2021년 11월 19일부터 시행되고 있습니다. 고용노동부 공지가 안내하는 기재사항은 다음과 같습니다.

• 근로자를 특정할 수 있는 정보(성명, 생년월일, 사원번호 등)
• 임금지급일
• 임금 총액
• 임금 구성항목별 금액(기본급, 수당, 상여금, 성과금 등)
• 출근일수나 근로시간 등에 따라 달라지는 항목의 계산방법(연장·야간·휴일근로를 시킨 경우 그 시간 수 포함)
• 공제 항목별 금액과 총액

교부는 서면 또는 전자문서로 할 수 있습니다. 교부하지 않거나 기재사항을 빠뜨리거나 사실과 다르게 적으면 500만원 이하의 과태료 대상이 됩니다.

엑셀 한 장의 규칙

• 앞의 4개 열은 이름, 이메일, 시급, 근무시간으로 고정합니다.
• 5번째 열부터는 자유롭게 추가하며, 열 이름이 그대로 명세서의 항목이 됩니다.
• 열 이름에 '공제'가 들어가면 공제 항목, 그렇지 않으면 지급 항목으로 계산합니다. 공제는 '공제(국민연금)', '공제(소득세)'처럼 항목마다 열을 나누면 명세서에 항목별로 나뉘어 표시됩니다.
• 사원번호, 소속, 직위, 연장시간, 야간시간, 휴일시간 열을 넣으면 명세서 상단 정보와 근무 내역에 쓰입니다.

프로그램이 만드는 명세서

직원 수만큼 PDF를 만들어 이름별로 저장하고, 이메일 설정이 되어 있으면 직원별 이메일에 PDF를 첨부해 보냅니다. 명세서 한 장에는 다음이 들어갑니다.

• 성명, 사원번호, 소속·직위, 지급 대상월, 임금지급일, 발행일
• 근무 내역: 시급, 소정근로시간, 연장·야간·휴일근로 시간
• 지급 내역: 항목, 계산 방법, 금액, 지급 합계
• 공제 내역: 항목별 금액, 4대 보험과 세금의 소계, 공제 합계
• 실지급액과 계산식

항목이 많아지면 줄 간격을 좁히고 소계를 생략해 한 장에 담습니다. 지급 항목 5개와 공제 항목 8개로 시험했을 때 한 장에 들어갔습니다.

프로그램이 하지 않는 일

• 4대 보험료와 소득세는 계산하지 않습니다. 엑셀에 입력한 금액을 그대로 명세서에 옮깁니다.
• 보험 요율은 해마다 바뀝니다. 금액은 공단 고시와 간이세액표 등으로 확인한 뒤 입력하십시오.
• 엑셀에 없는 항목은 명세서에도 없습니다. 위 기재사항이 모두 들어가는지는 사업장에서 확인해야 합니다.

화면에서 확인해 보기

가상 직원 8명의 데이터로 엑셀 표가 명세서가 되고 이메일로 나가는 과정을 화면에서 볼 수 있습니다. 시연이며 실제 메일은 발송되지 않습니다.

이 글은 법률 자문이 아닙니다. 기재사항은 고용노동부 공지를 기준으로 정리했으며, 적용 전에 최신 안내를 확인하십시오.